MAN-BDT-004 Manual de Respuesta a Estados Emocionales en Cuadrantes Rojo y Azul

v 1.0

Objetivo

Este manual está diseñado para guiar a los team leads (TL) y program managers (PM) en la identificación y gestión de estados emocionales críticos en los cuadrantes rojo y azul del RULER dentro del departamento de Black Dot. Su finalidad es cultivar un ambiente saludable y empático al momento de trabajar, implementando intervenciones efectivas con las personas en los cuadrantes rojo (poco agrado y alta energía) o azul (poco agrado y poca energía) del RULER emocional.

Notas introductorias

Este manual aborda la necesidad crucial de gestionar las emociones en el lugar de trabajo para optimizar la eficiencia del equipo y el bienestar individual de sus integrantes, utilizando la herramienta RULER para identificar y clasificar estos estados emocionales.

Contenido

1. Identificación y comunicación inicial:

• Práctica Continuada de Mapeo Emocional: Mantener un seguimiento semanal del estado emocional del equipo mediante registros actualizados utilizando el RULER emocional.
• Reuniones Confidenciales: En caso de identificar a un miembro del equipo en los cuadrantes rojo o azul, ya sea en los equipos de desarrollo de software DotGeist o Talent Dot, el TL correspondiente deberá organizar una reunión confidencial para explorar las causas del estado emocional del individuo. Si la identificación ocurre en el proyecto departamental, será responsabilidad de uno de los PMs convocar esta reunión.

2. Evaluación de las causas y necesidades:

• Cuadrante Rojo: Identificar causas específicas de estrés o irritabilidad relacionadas con el trabajo, como plazos apremiantes o conflictos con compañeros, buscando soluciones inmediatas y prácticas.
• Cuadrante Azul: Evaluar factores como la desmotivación o la fatiga, y considerar necesidades individuales para brindar un apoyo emocional adecuado.

3. Acciones de apoyo directo y personalizado:

• Reuniones Uno a Uno: Implementar conversaciones individuales y confidenciales entre los TLs o PMs y los miembros afectados, asegurando un espacio seguro para que los individuos expresen libremente sus preocupaciones sin sentir la presión del grupo.

4. Implementación y seguimiento:

• Acercamiento inicial: Desde el día siguiente de la identificación de las personas en los cuadrantes azul o rojo en la RULER emocional, preguntar a cada uno de manera individual y confidencial lo siguiente:

  • ¿Cómo te has sentido en general últimamente?
  • ¿Hay algo que quisieras cambiar en tu rutina diaria o en tu ambiente de trabajo?
  • ¿Qué crees que podría ayudarte a sentirte mejor?

• Cuadrante rojo: Adicional a las preguntas de acercamiento inicial, a las personas que hayan estado en cuadrante rojo en RULER emocional se les debe preguntar también lo siguiente en el acercamiento inicial:

  • ¿Puedes describir qué situaciones están contribuyendo a cómo te sientes hoy?
  • ¿Hay algo específico que haya desencadenado tus sentimientos recientes de frustración o enojo?
  • ¿Qué aspectos del entorno de trabajo sientes que podrían cambiar para mejorar tu situación?
  • ¿Hay algo que te ayudaría a manejar mejor estas emociones cuando surgen?
  • ¿Te sientes cómodo con la cantidad de apoyo que recibes de tus compañeros?

• Cuadrante azul: Adicional a las preguntas de acercamiento inicial, a las personas que hayan estado en cuadrante azul en RULER emocional se les debe preguntar también lo siguiente en el acercamiento inicial:

  • ¿Ha habido cambios recientes en tu vida personal o laboral que crees que podrían estar afectando tu estado de ánimo?
  • ¿Sientes que hay suficiente reconocimiento hacia tu trabajo y esfuerzos aquí en Black Dot?
  • ¿Cómo puedo ayudarte a sentirte más conectado y apoyado por el equipo?

• Plan de acción: Dependiendo de las respuestas de la persona, se debe crear con ella un plan de acción, es decir, una acción o serie de acciones que la persona debe implementar para mejorar su estado de ánimo, esta acción debe estar relacionada con la causa de las emociones azules o rojas de la persona (por azules y rojas nos referimos a emociones que se encuentran en los cuadrantes azules y rojos del RULER emocional). De esta manera, se busca que la persona también apoye a la mejora de su bienestar emocional y que se pueda evaluar diariamente esta acción para identificar mejoras.

• Seguimiento diario: El día siguiente del acercamiento inicial, se debe preguntar diariamente (sin contar fines de semana) lo siguiente:

  • ¿Cómo te sientes con respecto al día anterior?
  • ¿Algo ha cambiado? ¿Qué?
  • ¿Cómo vas con tu plan de acción?
  • Si no se ha mostrado un cambio para mejorar la salud emocional de la persona, se pregunta ¿Qué crees que podría ayudarte a sentirte mejor?

• Documentación: En un cuaderno, hoja de excel, documento de word, etc. se debe hacer registros de cada persona con el día y las respuestas a las preguntas con la finalidad de mapear el progreso durante este seguimiento. El acceso a esta información es restringida según la GUI-BDT-013 Guía para la clasificación de la información, esto es debido a que únicamente podrán acceder a los registros de estas conversaciones los TLs, PMs y profesores o comité de ética (si es que es requerido una persona externa que apoye con el seguimiento a estas personas).

• Evaluación de Intervenciones: Monitorear los cambios y las solicitudes de las personas para hacer ajustes (si es necesario y pertinente) en la forma de trabajo, ya sean temporales o permanentes.

• Apoyo extra: Si se considera necesario la intervención o apoyo de un profesor o del comité de ética, se puede agendar una sesión con estas personas para platicar la situación y recibir mentoreo de ellos.

Control de cambios

Versión	Cambio realizado	Análisis	Autor	Revisor(es)	Fecha de cambio
v 1.0	Creación del manual	N/A	Diego Perdomo Mafer Moreno		05/14/2024