EST-BDT-004 Identificadores de Documentación
v 11.0
Propósito
El propósito de este documento es establecer un estándar para la asignación de identificadores de documentación dentro del departamento Black Dot, con el fin de garantizar la consistencia, la accesibilidad y la trazabilidad de los documentos en toda la organización.
Notas introductorias
Los identificadores proporcionan un sistema claro y eficiente para identificar y clasificar los documentos departamentales de manera fácil y sencilla, facilitando su gestión y acceso dentro del departamento Black Dot.
Estándares
Identificadores
Los identificadores de los documentos se asignarán siguiendo el siguiente formato, según el tipo de documento a nombrar:
| Tipo de documento | Identificador |
|---|---|
| Manual | MAN-XXX-00X |
| Política | POL-XXX-00X |
| Proceso | PRO-XXX-00X |
| Estándar | EST-XXX-00X |
| Guías | GUI-XXX-00X |
| Plantillas | PLT-XXX-00X |
| Checklist | CHK-XXX-00X |
| Auditorías | AUD-00X |
Acrónimos
Los acrónimos utilizados en la designación de los identificadores cuentan con las siguientes connotaciones:
- Las primeras 3 letras del identificador hacen referencia al tipo de documento del que se trata (MAN para manual, POL para política, PRO para proceso, etc.)
- Las siguientes 3 letras, hacen referencia al proyecto al que el documento está relacionado:
- BDT indica que el documento es de autoría del departamento BlackDot.
- DGT indica que el documento es de autoría y relevancia para el proyecto DotGeist.
- TDT indica que el documento es de autoría y relevancia para el proyecto TalentDot.
- 00X es el número asignado de identificador, aumentando en una unidad por cada nuevo documento de su categoría.
- El identificador del documento es separado por los proyectos, es decir, los documentos se orden primero por las letras del proyecto y después los identificadores (MAN-BDT-001 / MAN-DGT-001 / MAN-TDT-001)
- Para documentos que tienen el mismo propósito pero varía su definición por proyecto, se les asignará el mismo número y este número ya no será utilizado para un documento del departamento (BDT). Ejemplo: El PRO-TDT-006 y PRO-DGT-006 son ambos procesos para gestionar solicitudes de cambios.
Documentos derivados
Los documentos que deriven de otro documento, se identificarán siguiendo los próximos lineamientos:
- Se hereda el identificador del documento padre.
- El identificador único del documento hijo será una letra del abecedario, comenzando con la A para el primer documento derivado y Z para el último.
- Se agregará la letra F anterior al identificador del documento, únicamente en caso de que se trate de un formato.
Ejemplo:
- Documento padre: PRO-BDT-006 Gestión de solicitud de cambio de requerimientos
- Documento derivado: F-PRO-BDT-006A Solicitud de cambio
- Documento derivado: F-PRO-BDT-006B Cambios en requerimientos
En este caso, el documento padre (PRO-BDT-006) contiene dos documentos derivados (F-PRO-BDT-006A y F-PRO-BDT-006B), como ambos son formatos, se agrega una F anterior al identificador del proceso padre.
Control de cambios
| Versión | Cambio realizado | Análisis | Autor | Revisor(es) | Fecha de cambio |
|---|---|---|---|---|---|
| v 1.0 | Creación del estándar | N/A | Arturo Díaz, Ian Joab Padrón | 26/02/2024 | |
| v 2.0 | Agregar nomenclatura para Estándares y Plantillas | N/A | Sergio Garnica González | 26/02/2024 | |
| v 3.0 | Agregar nomenclatura para Guías | N/A | Diego Sandoval | Daniel Cajas | 28/02/2024 |
| v 4.0 | Agregar estándar de identificadores para documentos que derivan de otros documentos. Actualizar formato de estándar en general. | N/A | Arturo Díaz | 04/03/2024 | |
| v 5.0 | Agregar estándar de identificadores para documentos de cada proyecto que estamos desarrollando | N/A | Ian Padrón | 15/04/2024 | |
| v 6.0 | Agregar nomenclatura para guías | N/A | Sergio Garnica | 18/04/2024 | |
| v 7.0 | Cambio de nombre para documentos del equipo DotGeist | N/A | Arturo Díaz | Ian Padrón | 23/04/2024 |
| v 8.0 | Remover secciones que no cumplen con el estándar y cambiar la lista numerada por encabezados | No cumple con la plantilla de estándar, por ende se hizo el cambio | Yuna Chung | Ricardo Fernández | 23/04/2024 |
| v 9.0 | Especificar cómo se clasifican los documentos de acuerdo a los proyectos | Como tenemos identificadores para los diferentes proyectos, tener una lista clasificada que inicia desde el 1 para cada proyecto hace que estos identificadores se identifiquen de manera más fácil | Yuna Chung | Arturo Díaz | 24/04/2024 |
| v 10.0 | Agregar nomenclatura para auditorías | N/A | Sergio Garnica | 26/04/2024 | |
| v 11.0 | Agregar estándar para procesos relacionados de distintos proyectos | No estaba definido una manera de crear un documento que es específico para cada proyecto pero que tienen el mismo propósito. | Daniel Cajas | Alejandra Cabrera | 14/05/2024 |